Когда уходит главный бухгалтер - это всегда чувствительно.

Даже если всё мирно и по договорённости. Ошибки в передаче дел могут обернуться серьёзными последствиями - от сбоев в налоговой отчётности до претензий проверяющих.

👉 Вот чёткая, спокойная и рабочая инструкция: как передать бухгалтерию от одного специалиста другому - без паники и риска.

Шаг 1. Приказ о передаче дел

Первый и обязательный шаг - оформить приказ. Это основа всей процедуры.

Что указать в документе:

• ФИО уходящего и приходящего главного бухгалтера;

• сроки передачи;

• состав комиссии (если привлекаются третьи лица);

• перечень того, что передаётся (можно оформить приложением).

Важно: дата передачи должна быть согласована с датой увольнения и назначения.

Шаг 2. Инвентаризация: фиксируем всё на момент передачи

Даже если последний акт инвентаризации был недавно - рекомендуется провести повторную проверку.

Что включить:

• кассу и банковские счета;

• материальные запасы;

• расчёты с дебиторами и кредиторами;

• расчётные и платёжные документы.

Цель: подтвердить фактическое состояние активов и обязательств на момент передачи.

Шаг 3. Проверка отчётности и состояния учёта

Перед передачей обязательно нужно провести внутреннюю проверку, даже если внешний аудит не требуется.

Проверить:

• сданы ли все отчёты (налоговые, статистические, бухгалтерские);

• нет ли открытых требований от налоговой;

• нет ли расхождений между регистрами учёта и отчётами;

• соблюдается ли учётная политика.

Шаг 4. Акт приёма-передачи дел

Это ключевой документ, который фиксирует, в каком состоянии была передана бухгалтерия.

Что в него включить:

• перечень документов и отчётности;

• итоги инвентаризации;

• краткое описание состояния учёта;

• информацию о передаче ЭЦП, доступов, баз и паролей;

• замечания (если есть).

Акт подписывают обе стороны, и он утверждается директором. Лучше сделать его максимально конкретным - это защита и для компании, и для обеих сторон.

Шаг 5. Передача доступов, подписей и полномочий

Обязательно:

• отозвать старые доверенности;

• закрыть неактуальные доступы;

• передать пароли, логины, ключи от бухгалтерских программ, банк-клиентов, онлайн-сервисов;

• зарегистрировать новую ЭЦП и привязать её в налоговых и бухгалтерских системах.

Это должно быть официально зафиксировано.

Шаг 6. Адаптация нового бухгалтера

Если есть возможность - организуйте передачу дел в течение 5-10 рабочих дней. Идеально, если уходящий специалист сможет объяснить:

• логику ведения учёта;

• структуру папок, архивов, документов;

• особенности работы с конкретными контрагентами, инспекциями, банками.

Итог: смена главного бухгалтера - не просто кадровое решение.

Это юридически и финансово значимый процесс, требующий внимания и структуры.

Если всё оформлено правильно - компания сохраняет устойчивость, а новая команда быстро включается в работу.